Event management

Cíle předmětu a výstupy z učení:

Cílem kurzu je poskytnout studentům teoretické i praktické znalosti a dovednosti z oblasti kongresového průmyslu potřebné při organizování nejrůznějších kongresů, konferencí, sportovních a jiných akcí. Studenti se seznámí s možnostmi tvorby nabídky a cenové kalkulace, finančního rozpočtu a návrhem sponzoringu na kongresové a konferenční akce. Část kurzu bude věnována marketingovému plánu a itineráři inspekční cesty klienta při pořádání mezinárodního kongresu. Jako teoretická základna bude vysvětlena podstata fungování kongresového průmyslu a specifika konkurenceschopnosti mezinárodních kongresových destinací.

Po absolvování kurzu student chápe hlavní proces, projektové řízení, komunikaci, vyúčtování a smluvní náležitosti realizace akcí. Vnímá event management jako komplexní proces, který obsahuje mnoho formálních i neformálních částí a požadavků. Je schopen navrhnout eventový program, menu, poptat relevantní prostory a zajistit akci jako organizátor. Chápe princip fungování eventové agentury a předpoklady správné kalkulace ziskového eventu. Je obeznámen s trendy a vývojem oboru, rozumí podmínkám vzniku úspěšných eventových destinací. Je schopen analyzovat realizovatelnost akce a navrhnout správnou komunikační strategii směrem ke klientům i dodavatelům.

Osnova:

  1. Co to je event. Charakteristika oboru. Části a fáze eventu. Činnosti hl. aktérů. Popis procesu od poptávky k vyúčtování a follow up.
  2. Charakter event managera. Lidé v rámci eventu: dodavatelé - klienti - organizátoři. Odbornost profese a zařazení pozice event managera v rámci organizace a systému.
  3. Typologie eventů. Formální a neformální eventy.
  4. Dodavatelé: venues, catering, programové agentury, doprava, set-up, technika, personál na akcích a dekorace. Typy hotelů, výběr menu, zábavní, interaktivní a edukativní programy. Podstata incentivního přístupu v eventech.
  5. Ziskový event aneb práce eventové agentury. Kalkulace, pojmosloví, rozpočet, typy rezervací a jiné hlavní aspekty finanční stránky akce.
  6. Předsmluvní vyjednávání, psychologie úspěšné obchodní strategie v rámci akcí.
  7. Ispekce a její náležitosti. Chování aktérů v rámci poslední fáze před akcí.
  8. Smlouva: formality typu platební podmínky, storna, force majeure, práva a povinnosti atd.
  9. Realizace a realizovatelnost akce. Case studies: vliv krize na eventy. Souhrn nejdůležitějších prvků akce v případě nutného škrtání v rozpočtu.
  10. Svět komunikace: před akcí, během akce a po akci. Pozvánky, Event marketing, PR a komunikace, typy akcí podle komunikace (teambuilding, networking etc.).
  11. Co spojuje a odlišuje projektové řízení akce: neziskové akce, fundraising. Velké akce, sportovní akce. Kde se konají největší kongresy a jiné akce v rámci Evropy. Hlavní eventové destinace a důvody, proč jejich eventový průmysl vzkvétá.
  12. Celkové zasazení probrané látky do praxe: představení novinek v oboru, kam se obor ubírá, kde je budoucnost eventového průmyslu. Specifika českého prostředí.