Před mobilitou

Kontaktování zahraniční instituce

Oslovení kontaktní osoby, zajištění předběžného souhlasu s pobytem. Případně zajištění pozvánky, která je přílohou přihlášky do výběrového řízení. Účastník zajistí řádné vyplnění přihlášky včetně souhlasu svého přímého nadřízeného.

Mobility agreement

Mobility agreement je smlouva o pobytu mezi účastníkem, vysílající a přijímající institucí. Za AMBIS VŠ podepisuje smlouvu institucionální koordinátor. Účastník vyplní své kontaktní informace, informace o VŠ AMBIS a zahraniční instituci. V dokumentu uvede celkový záměr a účel cesty, program a očekávané výsledky. Podepsaný MA předloží ke kontrole a k podpisu koordinátorovi na AMBIS VŠ a následně zašle na zahraniční instituci. Pouze na základě trojstranně podepsané MA je možné pobyt realizovat. Skeny jsou akceptovány.

Účastnická smlouva

Účastnická smlouva je dokumentem mezi účastníkem a AMBIS VŠ. Je podkladem pro vyplacení finanční podpory a obsahuje práva a povinnosti VŠ a účastníka. Podpora tedy může být vyplacena nejdříve po podepsání smlouvy. Účastník podepisuje smlouvu osobně ve dvou originálech (1 pro VŠ a jeden pro účastníka).

Zajištění cestovních dokladů a ubytování

Letenky/jízdenky a ubytování v zahraničí si zajišťují sami účastníci mobility. Cestovní dny musí předcházet a následovat dny pobytové. Pokud tedy pobyt probíhá od 5. 11. do 8. 11., účastník cestuje 4. 11. a následně 9. 11. Z těchto cest pak předá Erasmus+ koordinátorovi cestovní dokumenty (palubní lístek, lístek na autobus nebo vlak, či čestné prohlášení o použití osobního vozu). Při nesplnění této podmínky bude dodatkem mobilita zpětně zkrácena tak, aby vyhovovala podmínkám programu Erasmus+ a bude zkrácena také finanční podpora.

Účastník není povinen dodat koordinátorovi doklad o ubytování.

Cestovní příkaz

Zaměstnanec vyplní formulář „CESTOVNÍ PŘÍKAZ - zahraniční pracovní cesta“ dle návodu, který obdrží od koordinátora. K pokrytí výdajů pobytu v zahraničí slouží pouze finanční podpora z programu Erasmus+. Jako účel cesty vyplní zaměstnanec „Erasmus+“. Počet poskytnutých jídel u každého dne pobytu budou 4.

Pojištění

Účastník je povinen zajistit si úrazové pojištění po dobu pobytu v zahraničí.

Po mobilitě

Zaměstnanec dodá nejpozději do 5 pracovních dnů Erasmus+ koordinátorovi originál zahraniční institucí podepsaného Potvrzení průběhu mobility a originály cestovních dokumentů (palubní lístek, jízdenka na autobus nebo vlak, či čestné prohlášení o použití osobního vozidla).

Zaměstnanec je povinen do 30 dnů od konce mobility vyplnit závěrečnou zprávu z pobytu. E-mail s odkazem obdrží po skončení mobility. Pozdní nebo neúplné vyplnění závěrečné zprávy je důvodem pro vrácení finanční podpory z programu Erasmus+.

Doplnění cestovního příkazu

Zaměstnanec si zajistí doplnění cestovního příkazu pro zahraniční pracovní cestu podle návodu, který je k dispozici u Erasmus+ koordinátorky v součinnosti s příslušnou osobou na HR.

Další

Zaměstnanci jsou povinni jakékoliv změny neprodleně nahlásit Erasmus koordinátorovi. Změny podléhají souhlasu Erasmus+ koordinátora na Ambis VŠ.

Nesplnění podmínek programu může mít negativní vliv na zaměstnancovy další případné přihlášky do výběrového řízení na mobility Erasmus+.

Víkendy nejsou započítávány do placených dnů mobility. Začátek a konec mobility musí být vždy v pracovní den – první a poslední den, kdy je vyžadována přítomnost pracovníka na pracovišti v zahraničí.

Při nedodržení délky mobility (zkrácení) bude účastnická smlouva upravena dodatkem a upravena bude také částka finanční podpory. Data v Mobility agreement, účastnické smlouvě a Potvrzení průběhu mobility musí být stejná.